Il contesto
Tuscia Terme è il parco termale di riferimento della provincia di Viterbo, una delle aree geotermali più ricche d'Italia. La struttura accoglie ogni anno migliaia di visitatori attratti dalle vasche termali all'aperto, dai percorsi benessere e dai servizi accessori. Con l'aumento della domanda e l'apertura a un pubblico sempre più digitale, la direzione ha avviato un percorso di modernizzazione operativa per trasformare l'esperienza degli ospiti e rendere la gestione interna più efficiente e misurabile.
La sfida
Prima dell'intervento di Infosoft, Tuscia Terme operava con strumenti frammentati: la biglietteria fisica era scollegata dalla gestione delle prenotazioni online, il controllo degli accessi era manuale e soggetto a errori, e non esisteva un sistema centralizzato per monitorare la disponibilità delle vasche in tempo reale. Questo generava tre problemi concreti:
- Code e attese all'ingresso, con picchi difficili da gestire nei weekend e nei periodi festivi.
- Impossibilità di vendere online gift card e carnet multiingresso in modo integrato con il gestionale interno.
- Dati dispersi tra registratori di cassa, fogli Excel e software di terze parti non comunicanti tra loro.
La sfida non era solo tecnologica: occorreva progettare un sistema che il personale potesse adottare rapidamente, senza interrompere l'operatività quotidiana della struttura.
La soluzione
Infosoft ha sviluppato un ERP su misura pensato specificamente per le esigenze di un parco termale, articolato in tre moduli integrati e comunicanti in tempo reale.
Controllo accessi e tornelli
Il sistema si interfaccia direttamente con i tornelli fisici all'ingresso della struttura. Ogni biglietto — acquistato online o in cassa — genera un codice univoco che viene validato al tornello in meno di un secondo. Il gestionale traccia gli ingressi giornalieri, monitora la presenza degli ospiti in ogni area e consente alla direzione di intervenire in caso di sovraffollamento con dati aggiornati al minuto.
Biglietteria online e vendita digitale
Il modulo e-commerce consente l'acquisto di ingressi singoli, gift card e carnet multiingresso direttamente dal sito, con pagamento integrato e conferma immediata via email. Il flusso di acquisto è stato progettato per ridurre al minimo i passaggi: dalla scelta del prodotto al pagamento in meno di tre clic. I carnet vengono scalati automaticamente a ogni accesso, senza intervento manuale da parte dello staff.
Gestionale unificato e integrazione POS
Il cuore del sistema è un pannello di controllo centralizzato che aggrega in un'unica interfaccia: disponibilità delle vasche, storico degli ingressi, vendite online e in loco, report giornalieri e settimanali. I registratori di cassa e i POS fisici sono collegati al gestionale in tempo reale, eliminando la doppia registrazione e riducendo gli errori contabili. La direzione può accedere ai dati da qualsiasi dispositivo, anche da remoto.
Il risultato
A sei mesi dal lancio, i benefici sono misurabili su più fronti. Il tempo medio di attesa all'ingresso si è ridotto sensibilmente grazie alla validazione automatica dei biglietti. Le vendite online hanno registrato una crescita significativa, con i carnet multiingresso diventati il prodotto più acquistato sul canale digitale. Il personale di cassa ha ridotto il tempo dedicato alla riconciliazione contabile giornaliera, potendo concentrarsi sull'accoglienza degli ospiti. Tuscia Terme si posiziona oggi come uno dei parchi termali italiani più avanzati sul piano tecnologico, con un sistema scalabile pronto ad accogliere nuove funzionalità — come la prenotazione delle fasce orarie per singola vasca — già in roadmap.
