Il contesto
Piergentili Srl è un'azienda con sede a Viterbo attiva nella distribuzione B2B, con un catalogo articoli strutturato, una rete di agenti esterni e una gamma di servizi che include la vendita diretta, la gestione delle offerte e il noleggio di prodotti. Il cuore operativo dell'azienda poggiava su un gestionale AS400 consolidato, ricco di dati preziosi ma chiuso rispetto agli strumenti digitali moderni. Tutto ciò che riguardava la rete vendita — preventivi, contratti, comunicazioni agli agenti, calcolo delle provvigioni — veniva gestito in modo frammentato, spesso su fogli di calcolo o via e-mail.
La sfida
Il principale ostacolo non era la mancanza di dati, ma la loro inaccessibilità in tempo reale. Gli agenti esterni non potevano interrogare il magazzino in autonomia, i responsabili commerciali faticavano a produrre offerte aggiornate e il controllo delle giacenze richiedeva passaggi manuali ripetuti. In parallelo, la gestione dei contratti di noleggio — con scadenze, rinnovi e disponibilità dei prodotti — era affidata a strumenti non integrati, con rischio concreto di errori e sovrapposizioni. Serviva un sistema unico, capace di parlare con l'AS400 e di mettere ordine in tutti i flussi commerciali.
La soluzione
Infosoft ha progettato e sviluppato un ERP su misura con una procedura dedicata di importazione dati dall'AS400, che sincronizza in tempo reale l'anagrafica articoli — completa di giacenze, immagini, file allegati e marchi — e l'archivio clienti con listini personalizzati, sconti e condizioni di pagamento concordate.
Il sistema è articolato in moduli funzionali distinti ma interconnessi:
- Gestione commerciale: creazione e tracciamento di contatti, offerte, preventivi e contratti, con storico completo per ogni cliente.
- Rete vendita: area dedicata agli agenti esterni per la consultazione del catalogo aggiornato e la gestione delle proprie trattative, con calcolo automatico delle provvigioni maturate.
- Noleggi: calendario perpetuo per la ricezione delle richieste, la stipula dei contratti e il monitoraggio delle disponibilità nel tempo, con alert sulle scadenze.
- Comunicazioni interne: sistema di messaggistica strutturata verso la rete vendita, per diffondere aggiornamenti di listino, promozioni e circolari operative.
- Reporting e controllo di gestione: report statistici valorizzati sull'attività commerciale, filtrabili per agente, area, periodo e categoria prodotto.
L'interfaccia è stata progettata per essere utilizzabile anche da personale non tecnico, con accessi profilati per ruolo: direzione, back office, agenti esterni.
Il risultato
A regime, la piattaforma ha eliminato quasi completamente i passaggi manuali di allineamento dati tra gestionale e rete vendita. Gli agenti accedono al catalogo aggiornato in autonomia, senza dover contattare il back office per verificare giacenze o condizioni commerciali. Il tempo medio di produzione di un'offerta si è ridotto sensibilmente, e la direzione dispone per la prima volta di report aggregati e in tempo reale sull'andamento delle vendite e dei noleggi. Il calendario dei noleggi ha azzerato i conflitti di prenotazione che in precedenza generavano disservizi verso i clienti.
