Il contesto
ACOAVIT è un'associazione costituita dall'Ordine degli Avvocati e dall'Ordine dei Dottori Commercialisti e Esperti Contabili di Viterbo. Al suo interno opera l'Organismo di Composizione della Crisi da Sovraindebitamento (OCC), istituito in attuazione della Legge 3/2012 e regolarmente iscritto nel Registro degli Organismi tenuto presso il Ministero della Giustizia. L'OCC ha il compito di assistere privati cittadini, piccoli imprenditori e professionisti nell'accesso alle procedure di composizione della crisi, affiancando il debitore lungo tutto l'iter fino all'eventuale omologazione dell'accordo o all'esito del procedimento.
Prima dell'intervento di Infosoft, la gestione dei fascicoli avveniva in modo frammentato: fogli di calcolo, documenti cartacei e comunicazioni via e-mail rendevano difficile il monitoraggio puntuale di ogni pratica e la produzione dei report richiesti dalla normativa.
La sfida
La legge impone all'OCC di tenere un registro informatico degli affari aggiornato e consultabile, nel quale annotare per ciascun procedimento: numero d'ordine progressivo, dati identificativi del debitore, data della domanda, gestore della crisi designato con relativa data di nomina ed esito finale. La sfida non era solo tecnica, ma anche organizzativa.
- Garantire la conformità normativa nella tenuta del registro, evitando omissioni o incongruenze nei dati.
- Differenziare i livelli di accesso in base al ruolo (amministratore, referente, segretario), proteggendo i dati sensibili dei debitori.
- Permettere ricerche e stampe filtrate per stato di presentazione, stato di estinzione, stato di omologazione e data della domanda, in modo rapido e senza errori manuali.
- Ridurre il tempo impiegato dalla segreteria nella gestione delle pratiche e nella produzione di report periodici.
Nessun software commerciale disponibile sul mercato copriva in modo specifico il flusso procedurale degli OCC italiani: serviva una soluzione costruita su misura.
La soluzione
Infosoft ha progettato e sviluppato un ERP verticale su misura, interamente web-based, pensato per il flusso di lavoro specifico dell'OCC. L'architettura è stata strutturata attorno a tre pilastri.
1. Registro informatico degli affari
Il cuore del sistema è il registro digitale dei procedimenti. Ogni pratica viene aperta con un numero progressivo automatico e arricchita con tutti i campi obbligatori previsti dalla normativa. Il sistema impedisce il salvataggio di record incompleti, riducendo il rischio di non conformità.
2. Gestione ruoli e permessi
L'accesso è differenziato su tre livelli: amministratore (visibilità e modifica totale), referente (gestione delle pratiche assegnate) e segretario (inserimento dati e consultazione). Ogni azione è tracciata con log di sistema, a tutela della riservatezza dei dati personali dei debitori.
3. Motore di ricerca e stampa
Il modulo di interrogazione del registro consente di filtrare i procedimenti per stato di presentazione, stato di estinzione, stato di omologazione e intervallo di date. I risultati sono esportabili in formato stampabile, pronti per la reportistica istituzionale e le verifiche ministeriali.
Lo sviluppo ha seguito un approccio iterativo: dopo una fase di analisi approfondita con i referenti dell'OCC, sono stati realizzati prototipi funzionali testati direttamente dagli utenti finali prima del rilascio in produzione.
Il risultato
Il gestionale è oggi lo strumento operativo quotidiano dell'OCC di ACOAVIT. La segreteria ha eliminato i fogli di calcolo e ridotto sensibilmente il tempo dedicato alla produzione di report. I procedimenti vengono registrati in modo uniforme e conforme alla normativa, con piena tracciabilità di ogni modifica.
La disponibilità di filtri avanzati ha reso le verifiche interne e i controlli ministeriali molto più rapidi, trasformando un obbligo burocratico in un processo fluido e affidabile.
