Il contesto
Un'agenzia digitale strutturata gestiva il proprio lavoro su strumenti separati: fogli di calcolo per i preventivi, email per le commesse, app di terze parti per il kanban del team, software contabili per la fatturazione. Il risultato era un flusso frammentato, con dati duplicati, aggiornamenti manuali e una visibilità parziale sull'avanzamento reale dei progetti.
La decisione è stata radicale: costruire internamente una suite gestionale su misura, progettata attorno ai processi reali dell'agenzia, con l'intelligenza artificiale integrata nei punti in cui genera il maggiore impatto operativo. Non un prodotto generico adattato alla meglio, ma un sistema nato dai flussi di lavoro reali, capace di evolvere ogni settimana insieme a chi lo usa.
La sfida
Il problema non era la mancanza di strumenti, ma la loro disconnessione. Un preventivo approvato doveva essere ricopiato in commessa. Le attività del team non erano collegate ai progetti fatturati. I contenuti dei siti dei clienti venivano scritti fuori dalla piattaforma e poi riallineati a mano. Ogni passaggio richiedeva un intervento umano per trasferire un'informazione già esistente da un sistema all'altro.
La sfida tecnica era costruire un sistema in cui un dato inserito una volta esiste ovunque: dalla prima riga del preventivo fino all'esportazione dei testi pronti per lo sviluppo, passando per fatture, rapportini e scadenzari. E farlo con un'architettura abbastanza flessibile da evolvere ogni settimana sul feedback di chi lo usa quotidianamente.
A questo si aggiungeva una sfida più sottile: integrare l'intelligenza artificiale in modo che fosse utile davvero, non decorativa. Non un chatbot aggiunto in coda, ma un motore attivo nei momenti in cui il lavoro umano è più ripetitivo e meno a valore: la stesura di testi, la classificazione delle richieste in arrivo, l'analisi dello stato dei progetti.
La soluzione
La suite è composta da cinque moduli integrati che coprono l'intero ciclo di vita di un progetto. Ogni modulo condivide lo stesso modello dati: niente duplicazioni, niente ricopiature, niente disallineamenti.
Al centro del sistema, due motori AI lavorano in parallelo: ChatGPT e Claude, selezionabili in base al contesto e al tipo di output richiesto. L'integrazione non è superficiale: i modelli ricevono contesto strutturato dalla piattaforma — dati del cliente, storico del progetto, brief, istruzioni di stile — e restituiscono output pronti all'uso, non bozze da correggere da capo.
Preventivi con l'AI
Il preventivo nasce direttamente nel gestionale, strutturato per tipo di progetto: siti web, e-commerce, software su misura, marketing, grafica o formato libero. L'operatore imposta il brief e attiva la generazione AI: ChatGPT o Claude scrivono i contenuti sezione per sezione, con la possibilità di affinare ogni parte attraverso una chat contestuale senza mai uscire dalla schermata. Si può chiedere di aggiungere un paragrafo sulla formazione, accorciare l'introduzione, riformulare un passaggio tecnico — il modello risponde nel contesto esatto di quella sezione, non in modo generico.
Il documento finale viene impaginato automaticamente in un PDF di livello editoriale: indice automatico, sottoparagrafi numerati, pacchetti di lavoro dettagliati, due opzioni economiche a confronto — soluzione standard e formula a canone tutto incluso. Moduli, componenti e listini sono riusabili e archiviati per tipologia di progetto, così ogni nuovo preventivo parte da una base già collaudata.
Il cliente riceve il documento via email, firma digitalmente e ottiene la conferma d'ordine in automatico. L'archivio completo di tutti i preventivi — inviati, firmati, rifiutati — è sempre consultabile dalla piattaforma.
Dalla firma alla fattura, da sola
Alla firma, il preventivo si trasforma automaticamente in commessa: fogli di lavoro, incaricati e ruoli vengono ereditati senza reinserire nulla. Nessuna ricopiatura, nessun passaggio manuale.
La fatturazione gestisce l'intera complessità amministrativa: rate generate automaticamente, acconti e saldi distinti, canoni ricorrenti con periodicità e decorrenze configurabili, scadenzario integrato, sospensioni e riattivazioni gestite senza perdere la storia del contratto. Lo stesso modulo governa le caselle PEC dei clienti — scadenze calcolate, rinnovi, ampliamenti con calcolo proporzionale del rateo — e i rinnovi di hosting e domini.
Una dashboard con widget configurabili da ciascun utente tiene tutto sotto controllo in un colpo d'occhio: ogni ruolo vede esattamente ciò che gli serve, niente di più.
Il lavoro del team
Una bacheca kanban per persona organizza il lavoro con stati, tipologie e priorità personalizzabili, con automazioni tra gli stati che riducono i passaggi manuali. Le urgenze sono assegnate alla singola persona, non generiche: chi apre la propria bacheca vede subito cosa non può aspettare.
Ogni attività ha la propria chat interna con menzioni e notifiche mirate; ogni commessa ha il suo spazio di conversazione condiviso. Gli allegati sono accessibili a livello di lavoro. I rapportini settimanali si compilano con cronometro integrato; le presenze si registrano nella stessa piattaforma. Le scadenze attivano avvisi automatici a 30, 15, 7 e 1 giorno, con escalation sui ritardi.
Il punto più innovativo è il sistema degli hub intelligenti. Le email in arrivo dai clienti — segnalazioni di problemi, richieste di preventivo, aggiornamenti — vengono analizzate dall'AI, che le classifica e genera automaticamente una bozza di attività già compilata con oggetto, priorità suggerita e descrizione. L'operatore valida in pochi secondi invece di riscrivere da zero. Le bozze grafiche si presentano al cliente via email con un click, con solleciti e ripresentazioni gestiti dalla piattaforma. Le richieste di materiale ai clienti partono con testi già scritti dall'AI, pronti da inviare o da ritoccare.
L'avanzamento che si vede
Ogni progetto ha il proprio stato di avanzamento per fasi pesate — raccolta materiale, bozze, sviluppo, pubblicazione e oltre — con percentuale calcolata automaticamente e storico completo delle variazioni. Ogni incaricato aggiorna il proprio pezzo direttamente dall'attività su cui lavora, senza dover accedere a una schermata separata. L'amministrazione vede la barra di avanzamento su ogni lavoro, in tempo reale.
L'AI legge il quadro d'insieme in modo continuativo e segnala proattivamente: progetti sbloccabili, lavori pronti per passare allo sviluppo, commesse mai partite, attività in stallo da troppo tempo, progetti quasi pronti per la pubblicazione. Da ogni segnalazione si crea l'attività al volo, senza passaggi intermedi. Quando l'avanzamento di fase cambia, lo stato delle attività collegate si aggiorna di conseguenza: il sistema si tiene allineato da solo.
I contenuti dei siti
I testi dei siti dei clienti nascono nella stessa piattaforma: progetti organizzati per dominio, albero delle pagine, contenuti multilingua con titoli SEO, meta description e anteprima di come appariranno su Google. Nessun copia-incolla tra strumenti diversi.
L'AI genera la bozza di ogni pagina a partire da una descrizione fornita dall'operatore oppure — in fase di restyling — direttamente dal vecchio sito del cliente. ChatGPT e Claude lavorano in modo complementare: uno più adatto alla generazione strutturata, l'altro alla riscrittura e alla coerenza di tono. Il sistema traduce nelle altre lingue, mantiene lo storico delle versioni per ogni campo e produce un'esportazione pronta per lo sviluppo. Zero lavoro di riallineamento a fine progetto.
Il filo che tiene tutto
Accesso unico, permessi per ruolo, notifiche mirate — push ed email — con preferenze personali configurabili. Ogni applicazione parla con le altre: un dato inserito una volta esiste ovunque, dalla prima riga del preventivo fino alla chiusura del progetto.
Lo sviluppo è interamente interno e procede con rilasci settimanali guidati dal feedback diretto di chi usa la piattaforma ogni giorno. Il gestionale non è un prodotto finito: è un organismo che cresce con l'agenzia, modulo dopo modulo, funzione dopo funzione.
