Il contesto
Mastrogregori è un'azienda di Viterbo attiva nel commercio di castagne e marroni, prodotti fortemente stagionali che richiedono una gestione logistica precisa e tempi di reazione rapidi. L'azienda lavora con una rete di produttori locali e nazionali, riceve partite di prodotto con caratteristiche eterogenee e serve clienti che si aspettano ordini puntuali, tracciabili e conformi agli standard qualitativi concordati.
Fino all'avvio del progetto, i flussi operativi erano gestiti con strumenti generici — fogli di calcolo, registri cartacei, applicativi non integrati — che non riuscivano a tenere il passo con la complessità crescente del business, soprattutto nei picchi stagionali autunnali.
La sfida
Il nodo critico non era uno solo: erano almeno tre processi distinti che non si parlavano tra loro.
- Ricezione e catalogazione del prodotto: ogni partita in arrivo dai produttori andava registrata con provenienza, varietà, peso e lotto, ma senza un sistema centralizzato i dati si disperdevano.
- Controllo qualità: la valutazione delle castagne e dei marroni richiede criteri specifici (calibro, umidità, presenza di difetti). Senza strumenti dedicati, la tracciabilità dei giudizi di qualità era affidata alla memoria degli operatori.
- Gestione ordini e spedizioni: dall'acquisizione dell'ordine cliente alla lavorazione, fino alla preparazione e alla spedizione, ogni fase era gestita in modo frammentato, con rischio di errori e ritardi.
Mastrogregori aveva bisogno di un unico sistema che coprisse l'intero ciclo — dal produttore al cliente finale — e che restituisse dati aggregati utili al controllo di gestione.
La soluzione
Infosoft ha progettato e sviluppato un ERP su misura, costruito interamente attorno ai processi reali di Mastrogregori, emersi durante una serie di incontri di analisi con il cliente prima di scrivere una sola riga di codice.
Il software è articolato in moduli integrati e interdipendenti:
- Modulo Acquisti: registrazione degli arrivi di castagne e marroni con scheda per ogni partita (produttore, data, varietà, quantità, lotto). Ogni ingresso di merce genera automaticamente un record tracciabile.
- Modulo Qualità: valutazione strutturata del prodotto secondo parametri configurabili. Gli operatori compilano schede di controllo digitali; il sistema archivia lo storico e segnala le partite non conformi.
- Modulo Ordini Clienti: gestione completa del ciclo ordine — inserimento, conferma, avanzamento lavorazione, preparazione spedizione — con stato aggiornato in tempo reale per ogni commessa.
- Modulo Logistica e Spedizioni: pianificazione delle uscite, associazione dei lotti alle spedizioni, generazione dei documenti di trasporto.
- Modulo Reporting: dashboard con grafici generati automaticamente su acquisti, vendite, qualità media per produttore e performance per periodo. Strumento diretto per il controllo di gestione senza export manuali.
L'interfaccia è stata progettata per essere usata dagli operatori di magazzino senza formazione tecnica specifica: flussi guidati, campi obbligatori contestuali, nessuna funzione superflua in primo piano.
Il risultato
A regime, il gestionale ha eliminato la doppia immissione dei dati e ridotto sensibilmente gli errori di evasione ordini. Il tempo medio di registrazione di una partita in ingresso si è ridotto da circa 12 minuti (tra carta e fogli Excel) a meno di 3 minuti. Le spedizioni errate — un problema ricorrente nella stagione precedente — sono scese a zero nei primi due mesi di utilizzo completo.
Sul fronte del controllo di gestione, la direzione dispone ora di report settimanali automatici che prima richiedevano ore di elaborazione manuale. Questo ha permesso di prendere decisioni di acquisto più rapide durante la stagione, ottimizzando le scorte e riducendo gli scarti.
