Il contesto
EtruEnergy è un'agenzia di Viterbo attiva nella vendita di contratti luce e gas sul mercato libero dell'energia. Opera attraverso una rete strutturata di sub-agenzie distribuite sul territorio, ciascuna con obiettivi commerciali propri, listini differenziati e piani provvigionali specifici per tipologia di prodotto e contratto stipulato.
Con la crescita della rete vendita, la complessità operativa era aumentata in modo proporzionale: ogni mese il team amministrativo si trovava a riconciliare manualmente i dati forniti dal fornitore di energia con l'attività effettiva delle agenzie, calcolare le provvigioni su fogli di calcolo e produrre report aggregati a mano. Un processo lento, soggetto a errori e difficile da scalare.
La sfida
Il nodo centrale era la frammentazione dei dati: il fornitore di energia metteva a disposizione file periodici con i contratti attivati, ma questi dovevano essere incrociati con i dati interni per verificarne la correttezza, attribuire ogni contratto alla sub-agenzia corretta e calcolare le provvigioni spettanti secondo regole articolate.
Le criticità principali erano tre:
- Nessun sistema centralizzato per importare e validare i file del fornitore.
- Calcolo manuale delle provvigioni, con rischio di errori e contestazioni da parte delle agenzie.
- Assenza di reportistica strutturata per il controllo di gestione e l'analisi delle performance di vendita.
La direzione aveva bisogno di uno strumento che eliminasse il lavoro ripetitivo, garantisse la tracciabilità di ogni operazione e restituisse dati affidabili in tempo reale.
La soluzione
Infosoft ha progettato e sviluppato un software ERP su misura, costruito attorno ai processi reali di EtruEnergy. Il sistema è articolato in tre moduli principali, integrati in un'unica piattaforma web accessibile dal team amministrativo e, in modalità limitata, dai responsabili delle sub-agenzie.
Importazione e validazione dati
Il modulo di importazione legge i file periodici forniti dal fornitore di energia e li carica automaticamente nel database. Un sistema di controllo incrociato confronta i contratti importati con quelli registrati internamente, segnalando discrepanze, duplicati o dati mancanti prima che entrino nel flusso di calcolo.
Motore di calcolo provvigionale
Il cuore del software è un algoritmo configurabile che calcola automaticamente le provvigioni da riconoscere a ogni sub-agenzia e agente della rete vendita. Le regole di calcolo tengono conto del tipo di contratto (luce o gas), del prodotto venduto, del volume mensile e degli eventuali bonus previsti dagli accordi commerciali. I parametri sono modificabili dall'amministratore senza intervento tecnico.
Reportistica e controllo di gestione
Il modulo di reporting genera statistiche aggregate e analitiche sull'attività della rete: contratti attivati per agenzia, andamento mensile delle vendite, provvigioni erogate, prodotti più performanti. I report sono esportabili e pensati per supportare le decisioni della direzione commerciale.
Il risultato
A regime, il software ha trasformato un processo che richiedeva diversi giorni di lavoro manuale ogni mese in un flusso quasi completamente automatizzato. Il team amministrativo ha ridotto il tempo dedicato alla riconciliazione e al calcolo provvigionale di oltre il 70%, con un netto miglioramento nella precisione dei dati e nella velocità di liquidazione alle agenzie.
La disponibilità di report strutturati ha permesso alla direzione di identificare le sub-agenzie più performanti, ribilanciare gli incentivi commerciali e prendere decisioni basate su dati reali anziché su stime. Le contestazioni provvigionali da parte della rete vendita si sono quasi azzerate grazie alla trasparenza del sistema di calcolo.
